Domain umziehen, ohne E-Mails zu verlieren: so geht es

Warum der Umzug so viele beunruhigt

Ihre Domain, also zum Beispiel ihr-betrieb.de, ist mehr als die Adresse Ihrer Website. Meist hängen auch Ihre E-Mail-Adressen daran. Wer die Website erneuert oder den Anbieter wechselt, hat deshalb oft eine Sorge: Kommen danach noch alle Mails an?

Die gute Nachricht: Mit etwas Vorbereitung lässt sich ein Umzug so planen, dass Ihre E-Mails weiterlaufen. Dafür hilft es, ein paar Begriffe zu kennen.

Die wichtigsten Begriffe, einfach erklärt

• Domain: Ihre Internetadresse, registriert bei einem Anbieter auf Ihren Namen oder Ihre Firma.
• DNS: das Adressbuch des Internets. Hier steht, wohin Anfragen an Ihre Domain geleitet werden.
• Nameserver: die Stelle, an der dieses Adressbuch für Ihre Domain geführt wird.
• A-Eintrag: sagt, auf welchem Server Ihre Website liegt.
• MX-Eintrag: sagt, auf welchem Server Ihre E-Mails ankommen.
• TXT-Einträge: unter anderem Angaben, die Ihre E-Mails als echt ausweisen, damit sie nicht im Spam landen.
• Auth-Code: ein Freigabecode, mit dem eine Domain von einem Anbieter zu einem anderen übertragen wird.

Website und E-Mail sind zwei getrennte Wege

Der wichtigste Gedanke vorweg: Website und E-Mail können an ganz verschiedenen Orten liegen, obwohl sie dieselbe Domain nutzen. Der A-Eintrag bestimmt, wo Ihre Website liegt, der MX-Eintrag, wo Ihre Mails ankommen.

Soll nur die Website umziehen, wird in vielen Fällen nur der Eintrag für die Website geändert. Die MX-Einträge bleiben unverändert, und Ihre Postfächer laufen weiter wie bisher.

Zwei Arten von Umzug

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, und sie werden oft verwechselt:

• Nur die Einträge ändern: Die Domain bleibt bei Ihrem bisherigen Anbieter, nur die Website wird über die DNS-Einträge auf den neuen Server gelenkt. Das ist oft der einfachste Weg.
• Die Domain übertragen: Die Domain wechselt mit dem Auth-Code komplett zu einem anderen Anbieter. Dann müssen dort alle bisherigen Einträge, auch die für E-Mail, wieder genauso angelegt werden.

Schritt 1: Bestandsaufnahme vor dem Umzug

Bevor irgendetwas geändert wird, notieren oder sichern Sie alle aktuellen DNS-Einträge Ihrer Domain. Die meisten Anbieter zeigen sie in der Verwaltung an. Wichtig sind vor allem MX-, TXT- und CNAME-Einträge sowie Einträge für Subdomains.

Klären Sie außerdem: Wo liegen Ihre Postfächer? Sind sie Teil desselben Pakets wie die Domain beim bisherigen Anbieter? Und wer ist als Inhaber der Domain eingetragen? Das sollte Ihr Betrieb sein.

Schritt 2: MX- und TXT-Einträge beibehalten

Damit Ihre E-Mails weiter ankommen, müssen die MX-Einträge nach dem Umzug auf denselben Mailserver zeigen wie vorher. Das Gleiche gilt für die TXT-Einträge, die Ihre Mails als echt ausweisen. Fehlen sie, kommen Mails zwar oft noch an, landen beim Empfänger aber eher im Spam.

Werden die Nameserver gewechselt, zieht das komplette Adressbuch um. Dann müssen alle gesicherten Einträge beim neuen Nameserver angelegt sein, bevor die Umstellung wirksam wird.

Schritt 3: Wenn die Postfächer am alten Paket hängen

Häufige Stolperfalle: Die Postfächer sind Teil eines Pakets beim bisherigen Anbieter. Wird dieses Paket gekündigt, verschwinden auch die Postfächer mit allen gespeicherten Mails.

Sichern Sie in diesem Fall vorher Ihre Mails und klären Sie, wo die Postfächer künftig liegen sollen. Kündigen Sie den alten Vertrag erst, wenn der Umzug vollständig abgeschlossen ist und alles funktioniert.

Schritt 4: Den Auth-Code sicher behandeln

Wird die Domain übertragen, brauchen Sie den Auth-Code vom bisherigen Anbieter. Er funktioniert wie ein Schlüssel: Wer ihn hat, kann die Domain übertragen lassen. Geben Sie ihn deshalb nur an den Anbieter weiter, zu dem die Domain tatsächlich wechseln soll, und nicht per ungeschütztem Chat oder öffentlich.

Schritt 5: Den richtigen Zeitpunkt wählen

Änderungen an DNS-Einträgen wirken nicht überall sofort. Es kann einige Stunden dauern, bis sie überall angekommen sind, in Einzelfällen auch länger. Planen Sie den Umzug deshalb nicht auf einen Tag, an dem Sie dringend auf wichtige Mails warten, und nicht kurz vor einem Urlaub.

Schritt 6: Nach dem Umzug testen

• Website unter Ihrer Adresse öffnen, auch auf dem Handy, und auf die verschlüsselte Verbindung (https) achten
• eine Test-Mail von einer fremden Adresse an Ihr Postfach schicken
• aus Ihrem Postfach eine Mail nach außen senden und prüfen, ob sie ankommt
• Kontaktformular der Website einmal ausprobieren
• alle Postfächer und Weiterleitungen kurz durchgehen

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